למה להתנהל עם חשבוניות מס ממוחשבות?

אם אתם עוסקים מורשים, עוסקים פטורים, בעלי עסק או יזמים שעומדים לפתוח עסק חדש, אתם בוודאי יודעים (ובכל אופן, צריכים לדעת) שאתם חייבים לנהל רישום מסודר של עסקאות ותקבולים. בספרי העסק יש לתת ביטוי לכל ההכנסות, אך הרישום איננו יכול להחליף הוצאות מסמכי עסקה כחוק. השימוש במסמכי עסקה ממוחשבים, בראש ובראשונה חשבוניות מס ממוחשבות הולך וצובר תאוצה. כדאי להבין, אם כן, מדוע כדאי להשתמש בחשבוניות הממוחשבות והאם השימוש אפשרי לכולם.
 

יתכן ואתם נעזרים מעת לעת ברואה חשבון או אולי בעורך דין המתמחה בהיבטי מיסוי, חבויות במס הכנסה, ביטוח לאומי, מע"מ. ייעוץ מסוג זה בהחלט חשוב ועשוי לחסוך לעצמאי או לבית עסק הסתבכות לא נעימה עם רשויות המס. אבל כאשר עולה השאלה למי מותר להוציא חשבוניות ממוחשבות, לא חייבים לפנות לרואה החשבון או לעורך הדין בכדי להבין למי זה מותר ולמי לא - חשבוניות מס ממוחשבות מתאימות לשימוש לכל מי שעד כה השתמש (או התכוון להשתמש) בחשבוניות רגילות, כלומר מודפסות. הן לא מתאימות לעוסקים פטורים, שזקוקים לחשבוניות עסקה ולקבלות. אך יש לציין כי ישנן תוכנות או שירותי אונליין להפקת חשבוניות שמאפשרות הדפסה של כל סוגי המסמכים, כלומר גם חשבוניות עסקה וגם חשבוניות מס, גם קבלות וגם חשבונית מס קבלה ואפילו מסמכים נוספים כגון הזמנות, תעודות משלוח ועוד.
 

אחרי שראינו למי יתאים להשתמש באותן חשבוניות מס ממוחשבות נעבור לחלק הלא פחות מעניין – שאלה ה"מדוע". יש כל כך הרבה יתרונות שדי קשה להחליט מהיכן להתחיל. בראש ובראשונה, מסמך ממוחשב שניתן כיום להפיק אונליין, יהיה חסכוני יותר מהחלופה. מכיוון שאין צורך להדפיס את המסמכים, לא צריך להזמין פנקסים מבית הדפוס ולא צריך לבזבז מעטפות או בולים – החיסכון ברור וניכר, ללא ספק.

מלבד חיסכון, יש גם אלמנט ברור של נוחות. במקום למלא מסמכי עסקה בעט, הרבה יותר מהיר ונוח לעדכן פרטים באופן ממוחשב. ניתן לשמור את פרטי הלקוחות הקבועים או להקים פרטי לקוחות חדשים בתוך רגע. לא צריך למלא את המשרד בניירת, שכן המסמכים שמורים במחשב (למעשה, זה גם אפשרי בענן). חוסכים מקום ששימש במשרד לאחסון קלסרים עבים והתעסקות בתיוקים. כמובן שגם שליחת המסמכים הללו, דבר שעושים בקליק אחד במייל, זה דבר שחוסך זמן, מאמץ ופעם נוספת – גם כסף.

חשבונית ממוחשת ניתן לעצב בקלות, בהתאם לאופי העסק. לא צריך להשקיע בזה יותר מדי זמן שכן בדרך כלל, אפשרות העיצוב מוטמעת מראש כחלק מהשירות. אגב, הצטרפות לשירות יכולה להיעשות אונליין. לא צריך לקנות תוכנה, לא צריך להוריד עדכונים למחשב. כמו כן, ניתן להפיק חשבונית ממוחשבת מכל מקום שכן ניתן להיכנס לחשבון האישי גם מהטלפון הנייד.