חשבונית

חשבונית היא מסמך מסחרי הכולל פרטים של עִסקה בין קונה ומוכר ובין נותן שירות למקבלו. החשבונית, שהיא למעשה דרישת תשלום, מפרטת את הכמות והמחיר המוסכמים של המוצר או השירות אשר סופקו במהלך עיסקה בודדת או מספר עיסקאות. חשבונית, או בשמה המוכר לציבור "חשבונית מס" (או בשמה הרשמי "חשבונית עיסקה"), הינה מסמך מוכר לצורכי התחשבנות עם שלטונות המס. להבדיל מ"חשבון" או "חשבון עיסקה" שגם הם כוללים את פרטי המכירה אך אינם מוכרים למע"מ.

חשבונית המס קיימת מיום שהושת על ציבור העוסקים חיוב מס ערך מוסף ב-1976.

חשבונית מס מוכרת, חייבת לכלול את הפרטים הבאים:

אלו פרטים הכרחיים לצורכי הכרה במע"מ. בנוסף, יכולה החשבונית לכלול גם התניות שונות הקשורות בטיב העיסקה או בעל העסק. כמו:

בנוסף לחשבונית המס הרגילה, ישנם מסמכים עסקיים המהווים וריאציות שונות של החשבונית, למרות שהם נקראים בשמות אחרים. גם מסמכים אלו חייבים לכלול את כל הפרטים שהוזכרו למעלה, כדי לעמוד בדרישות החוק.

·                     תעודת זיכוי - במידה והקונה מחזיר חלק מהמוצרים או את כולם, המוכר מוציא תעודת זיכוי בהתאם לכמות המוחזרת ולמחיר ששולם. במקביל להנפקת תעודת הזיכוי, מוחזר הסכום המשתמע ממנה לקונה, או לחלופין ניתנת לו הזכות להשתמש בה לקנייה הבאה. תעודת הזיכוי תצא בכפיפות להבנות המסחריות בין שני הצדדים בנוגע לתנאי החזר הסחורה. 

·                     תעודת חיוב – מסמך קשור לעיסקה שבוצעה. כמו למשל: חיוב עבור ריבית בגין תשלום מאוחר או חיוב הפרשי מחיר לחשבונית שהוצאה, או חיוב נגדי של מקבל החשבונית המעוניין לבטל את העיסקה ( החזר סחורה או אי קבלת שרות ). מבחינה רעיונית תעודת חיוב זהה לחשבונית ומייצגת גם היא חיוב של גורם מסחרי בעבור מוצר או שרות שקיבל. אולם בשונה מחשבונית שהוצאתה היא בהסכמה הדדית, תעודת חיוב ייתכן ותצא גם באופן חד צדדי. 

·                     חשבונית/קבלה - חשבונית אשר התמורה בגינה משולמת במעמד הוצאת החשבונית, או שהוצאה לאחר קבלת התשלום. 

·                     חשבונית עצמית - חשבונית עצמית היא חשבונית אשר הקונה או מקבל השירות מוציא לעצמו. מקובל להוציא חשבוניות עצמיות כאשר נותן השירות או המוכר אינו יכול להוציאן -הוא אדם פרטי ולא עסק בעל חשבוניות. החשבונית העצמית במקרה זה, מהווה אסמכתא של המוציא לקבלת השירות או הסחורה ותשלום בעבורם. מקובל גם להוציא חשבוניות עצמיות בעבור שכר דירקטורים המשולם על ידי החברה למנהליה תמורת השתתפותם בישיבות דירקטוריון. 

·                     חשבונית עיסקה - על פי תקנות מע"מ כל ביצוע עיסקה מחייב הפקת חשבונית, גם אם מבצע העיסקה איננו עוסק מורשה. עוסקים כאלה מוציאים "חשבונית עיסקה". זהו מסמך הכולל את כל הפרטים המכילים חשבונית מס, אלא שהם אינם מוכרים לצורכי התחשבנות עם מע"מ. 

קיים סוג של חשבון הנקרא חשבון עיסקה - שאינו ואריאציה של חשבוניות מס אלא דרישת תשלום מפורטת שיכולה להיעשות גם במעבד תמלילים וללא כל הכללים המפורטים למעלה.

רק מי שרשום כ"עוסק מורשה" בהתאם לחוק מס ערך מוסף, רשאי להוציא חשבונית מס. משמעות חשבונית המס היא שמקבלה שילם את המע"מ הנגזר מהעסקה למוכר או נותן השירות. את סכום המע"מ ששולם, הקונה יוכל לדרוש בחזרה מרשויות מע"מ וזאת בהתאם לעקרון "הערך המוסף" אשר על פיו נגבה המס. בגוף חשבונית המס נדרשים להיות מצוינים בנוסף לפרטים הנכללים בחשבונית, מספר העוסק המורשה וסכום המע"מ.

חשבונית המס מהווה את האסמכתא לקבלת המע"מ בחזרה (החזר מס תשומות) ובלעדיה לא ניתן לקבל חזרה את המע"מ ששולם. במקביל מוציא חשבונית המס חייב בדיווח ותשלום המע"מ המצוין על גביה (עקרון ההקבלה במס ערך מוסף).

עוסקים פטורים (אינם רשומים כ"עוסק מורשה"), אינם רשאים להוציא חשבוניות מס רגילות אלא חשבוניות עיסקה. כמו כן מלכ"רים ומוסדות פיננסיים כמו בנקים וחברות ביטוח אינם מוציאים חשבוניות על עיקר עסקיהם (ביטוח, מימון).

בעל עסק או נותן שירות מפיקים חשבונית בעצמם, או באמצעות פקיד מוסמך בעסק. הדרכים הנפוצות הן:

זוהי החשבונית אשר הייתה מקובלת מאז החלה פעילות החשבוניות, ועד היום מפיקים כך חשבוניות בעלי עסקים ועצמאים רבים. מדובר בפנקס שהודפס בבית דפוס, עם מספר קבוע של חשבוניות, ממוספרים בסדר רץ, ולכל מספר – מקור ו-2 העתקים.

בשנים האחרונות נכנסו לשימוש גובר והולך תוכנות המפיקות חשבוניות באופן ממוחשב. תוכנות אלו בדרך כלל חייבות לעמוד בתקן של שלטונות המס.

בעסקים קטנים או ברשתות שיווק מפיקים חשבוניות באמצעות קופה רושמת, ובה מצוינים עיקר פרטי העיסקה, ללא פירוט מדויק. בדרך כלל, שלטונות המס אינם מסתפקים בחשבוניות הקטנות המופקות מקופה רושמת ואין בה פירוט העיסקה, ועל כן מוציאים בנוסף לה – חשבונית ידנית הכוללת את ציון המקור לחשבונית בקופה.

עם התרחבות השימוש באמצעים אלקטרוניים ממוחשבים, הן בניהול העסק והוצאת החשבוניות והן בהתנהלות המסחרית בין גופים שונים, כולל שימוש נרחב ברשתות פנימיות, חיצוניות וברשת האינטרנט, השימוש במסמכים אלקטרוניים הופך לנפוץ יותר וכולל גם חשבוניות אלקטרוניות. "חשבונית אלקטרונית" היא רשומה אלקטרונית לכל דבר, אשר עם חתימתה הדיגיטלית אין אפשרות לשנותה.

ביוני 2003, הוסדרו תקנות מס הכנסה המאפשרות ביצוע הפקת חשבונית אלקטרונית. ניסוחם של כללים מוסדרים להכרה במקוריותם של מסמכים אלקטרונים, אופן שמירתם וחתימתם האלקטרונית, מקדם את השימוש בהן והופך אותן מקובלות בפעילות העסקית יותר ויותר. אמנם ניתן תמיד להדפיס חשבונית אלקטרונית ולהפכה למסמך פיזי על נייר, אך ככל שגדל מספר העסקים הפועלים על בסיס משרד ללא ניירת (paperless office), פעולה זו הופכת למיותרת.

העובדה כי חשבונית מס מהווה אסמכתא שעל פיה ניתן לקבל החזר מס תשומות מרשויות מע"מ, פותחת פתח להונאות וזיופים. אחת הדרכים הנפוצות היא באמצעות חשבוניות המכונות "חשבוניות פיקטיביות" שהיא חשבונית מזויפת שהוצאה על ידי האדם אשר דורש אותה מרשויות מע"מ במטרה לקבל מס תשומות אשר לא שולם על ידו בפועל.

לעתים החשבוניות המזויפות ניתנות לאותו אחד אשר דורש אותן, על ידי גורמים שאינן רשאים להוציא את חשבונית המס. בין אם אותם גורמים אינם רשומים כעוסקים מורשים במע"מ ואינם מדווחים ומשלמים את מס העסקאות, או שניתנות חשבוניות של חברות או עוסקים שאינם קשורים כלל לצדדים המתקשרים לעסקה.

הונאות אחרות בחשבוניות הן:

בכל מקרה הונאה מי שהוציא את החשבונית, צפוי לסנקציות פליליות ואזרחיות הקבועות בחוק מע"מ. בנוסף, גם זה אשר דרש את החשבוניות הפיקטיביות, צפוי לסנקציות פליליות (אם היה מודע לכך שהחשבונית פיקטיבית) ואזרחיות (תשלום כפל המע"מ שנדרש על סמך החשבונית, וקנסות) במידה ולא עמד בתנאים להכרה בחשבוניות שהוגדרו על ידי רשויות מע"מ.