טיפים לניהול ספר חשבונות עסקי

גם אם אתם מעסיקים מנהל חשבונות מוסמך לניהול הספרים שלכם, עדיין כדאי לכם להכיר בעצמכם כמה עקרונות בסיסיים שקשורים לחשבונאות, לניהול כספים ולפעילויות כמו הבנת האשראי, קריאת דוחות בנק וטפסי מס והבנת המשמעות של קבלת חשבונות ותשלומים. בנוסף, חשוב גם שתתנו את הדעת על אפשרויות התשלום עבור רכישות שאתם מציעים ללקוחות כולל תשלום במזומן, המחאות, כרטיסי אשראי ותשלומים מקוונים, כמו גם כינון של תנאי תשלומים וגביית החובות במקרה של אי תשלום. מהו ספר חשבונות? ספר החשבונות מרכז את כל החשבונות של הישות החשבונאית. בספר זה נרשמות כל התנועות הכספיות (והלא כספיות) של הישות. בעצם, ספר החשבונות הוא מסמך חשוב שמספק את הנתונים שנדרשים לבניית הדוחות הכספיים של הישות.

המונחים "חובה" ו"זכות" – משמשים לציון עסקאות שנרשמות בתוך ספר החשבונות. - פעולת חובה, או חיוב, משמעותה רישום של נכס או של הוצאה. - פעולת זכות, או זיכוי, משמעותה רישום של הכנסה או של התחייבות. באיזו שפה אפשר לרשום בספר החשבונות? רישום בספר החשבונות יכול להיעשות בעברית או בערבית. בנוסף, הרישום צריך להיות במטבע ישראלי. אם רושמים מטבע שאינה ישראלית, צריך לציין את סוג המטבע ואת הסכום ששולם באותה מטבע. מהם 5 הסוגים שמרכיבים את ספר החשבונות? ספר החשבונות מורכב מ-5 סוגים: נכסים, התחייבויות, הון עצמי, הכנסות והוצאות. נכסים – למה הכוונה? - חשבון המחאות לגבייה – אלה המחאות שהגיעו לעסק ועדיין לא הגיע מועד הפירעון שלהם (ממסרים דחויים). - חשבון לקוחות – למשל, כשחברה מעניקה ללקוח שירות מסוים בסכום מסוים, היא מעבירה ללקוח חשבונית ורושמת את הסכום בחשבון הלקוח. - חשבון מקרקעין. התחייבויות – מה כולל סוג זה? דוגמאות להתחייבויות:

- חשבון ספקים. - חשבון אשראי בנקאי. - חשבון הלוואות לטווח ארוך. הון עצמי – מה הוא כולל? - חשבון הון מניות. - חשבון עודפים. הכנסות – מה הן כוללות? חשבון הכנסות כולל, לדוגמה, הכנסות שמגיעות לישות החשבונאית, עקב הענקת שירותים שונים ללקוחות. הוצאות – מה הן כוללות? כל ההוצאות של הישות החשבונאית נכנסות לטור זה והן כוללות, בין השאר, חשבונות חשמל וחשבונות טלפון. מה זה מאזן בוחן? מאזן בוחן מפרט את היתרות של כרטיסי החשבון שמופיעים בספר החשבון של הישות בעמודות החובה והזכות. כדי לאמת את תקינותו של מאזן הבוחן, סך כל הפקודות בעמודת החובה צריכה להיות שווה לסך כל הפקודות בעמודת הזכות. המשמעות היא שמאזן בוחן צריך להיות מאוזן. לשם מה נחוצה הגדרת החשבונות לפי תת קבוצות? כדי להקל על העיון בחשבונות הקיימים וביתרה שלהם, על ידי מאזן בוחן, נהוג לפצל את כול רשימת החשבונות לתת קבוצות לפי מספר הגדרות: - לקוחות – קבוצה זו כוללת את ההתחשבנות של הישות מול לקוחותיה. - רכוש קבוע – קבוצה זו כוללת את החשבונות שהם רכוש קבוע (להבדיל מנכס שוטף כמו מזומן בקופה או מלאי)

. - הוצאות מימון – קבוצה זו כוללת את החשבונות שנחשבים להוצאות מימון כמו: חשבון הריבית הרבעונית בבנק, חשבון עמלות בנק, חשבון ריבית מס ההכנסה, ריבית הלוואה וריבית לצדדים קשורים וכן הלאה. - אשראי מתאגידים בנקאיים – קבוצה זו כוללת הלוואה לזמן קצר, משיכת יתר מהבנק, חלויות שוטפות בעקבות הלוואות לזמן ארוך וכן הלאה.

נכתב על-ידי המומחים מחטיבת Accountbook של חברת טמל -  http://www.accountbook.co.il.